Die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung – und wo die eigentliche Arbeit liegt
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 EUR ihre Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen. In unserer Beratung zeigt sich dabei ein klares Muster: Die Formate bereiten selten Probleme. Schwierig wird es bei Rechnungsadressen, doppelten Belegen und Rechnungen, die im falschen Postfach landen. Das Format liefert die Software. Wohin eine Rechnung geht, wer sie prüft und was mit einer fehlerhaften passiert, muss jedes Unternehmen selbst festlegen.
Dieser Beitrag beantwortet die wichtigsten Fragen zur E-Rechnung und ordnet sie entlang des Wegs, den eine Rechnung durch ein Unternehmen nimmt.
Wen die Pflicht trifft
Empfangen müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Bei der Ausstellung hängt der Stichtag am Umsatz. Für die Grenze von 800.000 EUR ist der Nettoumsatz 2026 maßgeblich, und zwar über alle Kunden, nicht nur über die Unternehmenskunden. Wer darüber liegt, stellt ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen aus. Privatkunden selbst sind von der Pflicht nicht betroffen. Sie müssen E-Rechnungen weder annehmen noch prüfen und können weiterhin eine Rechnung auf Papier oder als PDF erhalten. Eine ZUGFeRD-Rechnung, deren Sichtbeleg mit dem Datensatz übereinstimmt, ist ebenfalls zulässig. Wer seinen Umsatz 2026 kennt, kennt also seinen Stichtag.
Das Format: was die Software übernimmt
Bei der Ausstellung geht es vor allem um Details des Formats. Hier nimmt die Software den größten Teil der Arbeit ab, vorausgesetzt, die Daten, mit denen sie arbeitet, stimmen.
Das beginnt bei der Wahl des Formats. Unternehmenskunden müssen dazu nicht befragt werden: Der Aussteller bestimmt das Format, solange es einer gültigen Norm entspricht. Bei öffentlichen Auftraggebern ist es umgekehrt. Bundesbehörden verlangen die XRechnung, Länder und Kommunen regeln es unterschiedlich, weshalb wir vor der ersten Rechnung eine kurze Nachfrage empfehlen. Der öffentliche Auftraggeber teilt dann auch die Leitweg-ID mit. Beantragen muss sie das Unternehmen nicht. Sie gehört in das Feld Käuferreferenz (BT-10). Im Geschäft mit privaten Unternehmen genügen eine Peppol-ID oder Name, Anschrift und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Wie eine Rechnung entsteht, schreibt das Gesetz nicht vor. Auch eine manuell erstellte Rechnung ist zulässig, solange sie die Anforderungen an eine E-Rechnung erfüllt. Das gilt ebenso für interne Weiterberechnungen und Bonusabrechnungen zwischen inländischen Unternehmen, sofern die Leistung steuerpflichtig ist, keine Ausnahme greift und der Bruttobetrag über 250 EUR liegt. Wer seine Rechnungen mit DATEV Auftragswesen next schreibt, kann damit bereits ZUGFeRD-Rechnungen und XRechnungen für öffentliche Auftraggeber erstellen.
Beim Inhalt der Rechnung kommt es vor allem auf die Datumsangaben an. Das Lieferdatum ist der Tag, an dem die Ware übergeben wird, das Leistungsdatum der Tag einer Leistung, die an einem Tag erbracht wird. Erstreckt sich eine Leistung über mehrere Tage, steht auf der Rechnung der Leistungszeitraum mit Start- und Enddatum. Damit sind auch Sammelrechnungen geklärt: Sie bleiben nach der Norm EN 16931 zulässig und tragen dann einen Leistungszeitraum statt eines Lieferdatums. Den Steuersatz ermittelt das System dabei nicht selbst. Er muss in den Stammdaten oder in den einzelnen Belegpositionen hinterlegt sein.
Zwei Sonderfälle betreffen viele Unternehmen im Alltag. Eine Dauerrechnung über Miete muss zum 1. Januar 2027 nicht neu ausgestellt werden, solange Betrag und Steuersatz gleich bleiben. Ändert sich eines davon, ist eine neue E-Rechnung auszustellen. Anzahlungs-, Abschlags- und Schlussrechnungen sind ab dem jeweiligen Stichtag als E-Rechnung auszustellen. Bei gemischten Steuersätzen dürfen die bereits gezahlten Teilentgelte in einem beigefügten, unstrukturierten Anhang abgesetzt werden, sofern der strukturierte Teil der Rechnung darauf hinweist.
Heißt: Wer Stammdaten und Steuersätze sauber pflegt, kann das Format der Software überlassen.
Der Ablauf: was jedes Unternehmen selbst festlegt
Beim Empfang von Rechnungen hilft die Software weniger. Hier entscheidet, wie ein Unternehmen seinen Rechnungseingang organisiert.
Das beginnt bei den Lieferanten. Ob ein Lieferant ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen muss, ist von außen nicht zu erkennen. Wir empfehlen deshalb, Lieferanten, die bislang keine E-Rechnungen senden, schriftlich anzufragen, die Antworten zu dokumentieren und bei Abweichungen nachzuhalten. Diese Vorarbeit zahlt sich aus, sobald die Pflicht greift: Schickt ein verpflichteter Lieferant ab 2027 weiterhin eine PDF, ist das keine ordnungsgemäße E-Rechnung. Der Empfänger kann sie ablehnen oder zurückgeben, was in der Praxis Zahlungsverzug und Klärungsaufwand auf beiden Seiten nach sich zieht.
Weniger streng sehen wir den Zustellweg. Geht eine Rechnung nicht an die Mailadresse, die für den Rechnungseingang eingerichtet ist, muss sie deshalb nicht abgelehnt werden. Für eine Übergangszeit empfehlen wir, sie anzunehmen und den Aussteller auf die richtige Adresse hinzuweisen. Maßgeblich ist die technische und inhaltliche Prüfung, nicht der Weg, auf dem die Rechnung ankommt. Auch eine Rechnung, die zweimal eingeht, führt in der Regel nicht zu einer Doppelbuchung, weil Systeme für den Rechnungseingang Duplikate erkennen. Wie das geplante Meldesystem mit solchen Fällen umgehen wird, ist allerdings noch offen.
Ebenso wichtig ist, vorab zu klären, was mit einer fehlerhaften Rechnung passiert. Bei inhaltlichen Fehlern ist eine Rechnungskorrektur erforderlich, gegebenenfalls zusammen mit einer neuen Rechnung, damit der Vorsteuerabzug gesichert bleibt. Bei Kürzungen kommt es auf den Grund an, denn nicht jede Kürzung erfordert eine Gutschrift. Für Bauleistungen gelten vertragsrechtliche Besonderheiten, die eine eigene Betrachtung verdienen.
Am Ende des Wegs steht das Archiv. DATEV Unternehmen online unterstützt die GoBD und hält E-Rechnungen über die gesamte Aufbewahrungsfrist maschinell auswertbar. Hier treffen sich Archivierung und Verfahrensdokumentation: Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz, nicht nur seine Darstellung.
Heißt: Eine Mailadresse für den Rechnungseingang, eine klare Zuständigkeit für die Prüfung, eine dokumentierte Lieferantenabfrage und ein geregelter Weg für Korrekturen gehören jetzt festgelegt.
Was bleibt
Die E-Rechnung wird häufig als Softwareprojekt angegangen. Unsere Erfahrung aus der Beratung zeigt, dass der größere Teil der Arbeit woanders liegt: in Zuständigkeiten, in der Abfrage der Lieferanten und in einem geregelten Weg für fehlerhafte Rechnungen. Das Format stellt die Software um. Ob die Umstellung im Alltag trägt, entscheidet der Ablauf.
Wer seinen Rechnungsablauf vor dem Stichtag mit uns durchgehen möchte, kann sich gerne bei uns melden.
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